Protocolo de procesos

18 Dic Protocolo de procesos

En el momento que se decide emprender y montar un negocio, la escala de inversión, definición de procesos, contratación de personal, y estructuración de la actividad de la empresa son labores que apenas se desarrollan ya que es una empresa que inicia la actividad. 

A medida que el negocio comienza a consolidarse en el mercando con buenos resultados, y su actividad se incrementa, todos los elementos que la conforman se van aumentando (más trabajadores, mayores inversiones). El crecimiento de los proyectos es normal y muchas veces no respondemos con orden a ese crecimiento sino que la presión de no decepcionar a clientes, o de seguir en ese crecimiento nos hacen tomar decisiones que van cubriendo las necesidades de la empresa sin orden y muchas veces sin coherencia. 

Lo cierto es que numerosas empresas (pequeña y mediana) ven como la actividad, los resultados y su crecimiento es óptimo si bien ,a veces, se escapa de la visión de los gestores la necesidad de parar y ordenar. 

Una herramienta que siempre aconsejo y que estoy convencida de su utilidad es la creación de un protocolo de procesos de la empresa. Este documento es una recopilación de la toda la actividad, las funciones de los puestos y la cohesión entre las distintas etapas de producción de la empresa. 

Todas las empresas tienen más o menos definidas las funciones de los puestos, si bien, consolidarlas en un documento permite consensuar entre los componentes de los equipos las labores y tareas de cada uno. Aportará una cohesión en el trabajo de todo el equipo y un desarrollo de cada etapa de la actividad de la empresa de forma eficaz, ordenada, sin duplicidades e imprecisiones. 

El protocolo de procesos es un documento dinámico (sus ajustes deben ser continuos), objetivo (debe ser realizado por personas externas de la empresa) y ordenado.  El seguimiento y la correcta ejecución de los procesos definidos en este tipo de documento aportará al desarrollo de la actividad de la empresa: 

• Determinación de las funciones generales de los departamentos.
• Definición de las funciones individuales de cada trabajador.
• Definición de los procesos de colaboración entre departamentos y trabajadores.
• Determinación de las fases de la principal actividad desarrollada por la empresa
• Control de la ejecución del servicio y gestión del resultado
• Control de calidad del servicio

Parecen muchos objetivos a cumplir pero ante un desarrollo correcto de este documento se permite ordenar y guiar a los trabajadores en las funciones y en sus puestos. Se aporta una guía de actuación para los puestos de dirección de la empresa.

Siempre he sido de las personas que considera que la eficiencia debe ser una máxima en las empresas porque permite tener resultados ajustados a la actividad y con ello una oportunidad para dar mejor servicio. El tipo de análisis que un protocolo de procesos aportará a tu empresa el orden, la eficiencia y la definición de la estructura del negocio.